Datenschutzerklärung

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Stand: April 2026

1. Verantwortlicher

VIOCOM GmbH
Am Wiesenbusch 2, 45966 Gladbeck
Tel.: +49 2043 3752-0
E-Mail: contact@viocom.de
Amtsgericht Gelsenkirchen, HRB 10396
Geschäftsführer: Dieter Kropf, Christopher Kropf

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

  • Bestell- und Vertragsdaten (Name, Firma, Adresse, E-Mail, Telefon, Zahlungsdaten): zur Vertragserfüllung – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Kontaktanfragen (Name, E-Mail, Nachricht): berechtigtes Interesse an Kundenbetreuung – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Technische Daten (IP-Adresse, Browser, Zugriffszeitpunkt): technischer Betrieb des Shops – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • KI-Chat-Beratung (Ihre Eingaben im Beratungs-Chat, generierte Antworten, aufgerufene Produktinformationen, pseudonymisierter IP-Hash): Beratung zu unseren Produkten und Qualitätsverbesserung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Chat-Nutzung); Missbrauchsschutz (IP-Hash) – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Analyse und Marketing-Cookies: nur nach ausdrücklicher Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (jederzeit widerruflich)

3. Shopify als Auftragsverarbeiter

Unser Shop wird auf der Plattform Shopify Inc., 151 O'Connor Street, Ottawa, Ontario K2P 2L8, Kanada betrieben. Shopify verarbeitet Ihre Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich auf unsere Weisung. Shopify Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; der Datentransfer in die USA erfolgt auf Basis des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Weitere Informationen: Shopify-Datenschutzrichtlinie

4. KI-Chat-Beratung

Auf unseren Produktseiten und der Beratungsseite bieten wir eine KI-gestützte Produktberatung an. Bei aktiver Nutzung werden Ihre Eingaben und die generierten Antworten in unserer Datenbank gespeichert.

Zweck: Produktberatung, Nachvollziehbarkeit offener Anfragen, Qualitätsverbesserung des Beratungsservice.

Gespeicherte Daten: Chat-Verlauf (Ihre Fragen und unsere Antworten), genannte Produkte, Zeitstempel, pseudonymisierter IP-Hash (SHA-256 mit Salt – nicht auf Ihre Person rückführbar, dient ausschließlich der Missbrauchsprävention).

Speicherdauer: 90 Tage. Danach automatische Löschung aus unserer Datenbank.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Chat-Nutzung nach Hinweis) für die Gesprächsinhalte; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Missbrauchsschutz) für den IP-Hash.

Widerrufsrecht: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Im Chat-Fenster steht dafür der Button "Verlauf löschen" zur Verfügung. Alternativ können Sie formlos an datenschutz@viocom.de schreiben – Ihre Chat-Historie wird dann sofort gelöscht.

5. Microsoft Azure OpenAI als Auftragsverarbeiter

Für die Generierung der Chat-Antworten nutzen wir Microsoft Azure OpenAI Service. Ihre Chat-Eingaben werden ausschließlich zur Antwort-Generierung an Microsoft übermittelt und in einem EU-Rechenzentrum verarbeitet.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Mit Microsoft besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO (Bestandteil der Microsoft Online Services Terms).

Zero-Retention: Microsoft ist vertraglich verpflichtet, Ihre Eingaben nicht zum Training eigener KI-Modelle zu verwenden und keine über die Antwort-Generierung hinausgehende Speicherung vorzunehmen (beantragtes "Abuse Monitoring Opt-out").

Verantwortlicher Betreiber: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

6. Cookies und Tracking

Technisch notwendige Cookies (Warenkorb, Session-Verwaltung, Chat-Session) werden ohne Einwilligung gesetzt. Analyse- und Marketing-Cookies werden nur nach Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner aktiviert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link "Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen.

7. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Zur Ausübung wenden Sie sich an: contact@viocom.de

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de